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2021年新查册安排第一阶段：公司自行备存的董事及公司秘书登记册有何改变？
历史年份：2021 ｜ 资料核对：2026-10-29 ｜ Draft・未发布
2021年8月23日开始的是哪一部分？
公司注册处在2021年8月16日发出的第1/2021号对外通告，公布新查册安排第一阶段在同年8月23日开始。这项制度希望在公众可查阅公司资料的需要与敏感个人资料保障之间取得平衡；所涉资料包括自然人董事的通常住址，以及董事、公司秘书等人士的完整身分识别号码。
第一阶段是三阶段安排的起点，不是所有查册渠道在当日同时改变。它首先处理公司本身保存、并供公众查阅的某些法定登记册。阅读2021年的文件时，先辨认资料是在公司内的登记册，还是在公司注册处维持的公司登记册，才不会把后来的制度倒套到当年的情况。
官方来源：公司注册处第1/2021号对外通告：新查册安排第一阶段 · 公司注册处：新查册安排概览 · 公司注册处：新查册安排一般常见问题
第一阶段只涉及公司自行备存的公开登记册
第一阶段所指的是公司自行备存的董事登记册及公司秘书登记册。就供公众查阅的版本，公司可把董事或备任董事的通常住址改为通讯地址；董事、备任董事及公司秘书的完整身分识别号码，则可改为部分号码。这是公开查阅版本的安排，并不表示公司可以不保存或不核对法例要求的公司纪录。
「公司自行备存」是本篇的核心界线。2021年8月的第一阶段，并没有令公司注册处维持的公司登记册在同日一概改以通讯地址和部分号码显示。把两种登记册混为一谈，容易误以为旧有注册处文件已于2021年全部停止公开完整资料；那并非第一阶段的范围。
官方来源：公司注册处第1/2021号对外通告：新查册安排第一阶段 · 公司注册处：新查册安排第一阶段常见问题 · 公司注册处：新查册安排一般常见问题
可选公开版本，不是所有公司即时必须遮蔽
在第一阶段下，公司可以选择不让公众查阅董事登记册内的通常住址和完整身分识别号码，以及公司秘书登记册内的完整身分识别号码；这不是每间本地公司在2021年8月23日一律必须采用的做法。它也不是把整个身分识别号码完全删除的安排，因为号码的首部分仍须提供予公众查阅。
官方把「首部分」按字母或数字字元序列的长度处理：字元数为双数时公开前半段；为单数时，公开由首字元至正中间字元的部分。这个规则适用于当时可不公开完整号码的情况。实际制作公开版本时，不能自行设计另一套遮蔽格式，也不应把部分号码理解成所有用途下都足以作完整身分核实。
通讯地址要求与当时的过渡安排
第一阶段后，自然人董事或备任董事的通讯地址不得是邮政信箱；公司注册办事处（Registered Office）地址可以用作通讯地址。不过，这不代表2021年8月23日所有既有董事登记册都必须即日补上通讯地址。法例的过渡安排把既有纪录的完成时间，连结到公司在第二阶段实施日当日或之后的首个年度申报表（Annual Return）日期。
过渡期内，如某自然人董事的资料在第二阶段开始当日或之后才首次记入董事登记册，或其已记入的详情在该日或之后有变更，登记册便须自首次记入或作出更改当日起载有通讯地址。这项例外显示，不能只以「董事早已在任」或「第一阶段可选」概括所有个案。
如公司不公开某董事的通常住址，而登记册尚未载有该董事的通讯地址，指定过渡期内公司的注册办事处（Registered Office）地址会被视为通讯地址，直至公司记入该地址或到达其首个相关年度申报表（Annual Return）日期为止。这是过渡中的替代规则，不应误写成董事永久只须以注册办事处（Registered Office）地址代替通讯地址。
2022年第二阶段才改变公司注册处登记册的公开显示
2022年10月24日开始的第二阶段，才把焦点延伸至公司注册处维持的公司登记册。董事索引上的通常住址及完整身分识别号码，改以通讯地址及部分号码供公众查阅；在该阶段开始日或以后交付登记的文件所载受保护资料，亦不供公众查阅。符合规定的指定人士可向公司注册处申请查阅有关受保护资料。
第二阶段同时令本地公司的董事登记册须在公司首个相关年度申报表（Annual Return）日期前，载有所有自然人董事的通讯地址。这与第一阶段的可选公开版本及过渡安排不同。因此，2021年文章不应展开年度申报表（Annual Return）、修订指定表格或附页的具体操作；那些是第二阶段后的另一组文件要求。
官方来源：公司注册处第3/2022号对外通告：新查册安排第二阶段 · 公司注册处：第二及第三阶段一般资料常见问题 · 公司注册处：新查册安排概览
2023年第三阶段处理的是较早存档文件的申请
2023年12月27日开始的第三阶段，提供另一种机制：资料当事人可向公司注册处申请，不让公众查阅在该日之前、当日或之后交付登记的文件内所载通常住址或完整身分识别号码。申请获批后，注册处会以申请中的通讯地址或部分号码供公众查阅。
这与2021年第一阶段有明确分野。第一阶段是公司对其自备登记册可采用的公开版本；第三阶段则关乎公司注册处已登记文件中的资料如何透过申请成为不供公众查阅的资料。两者虽都涉及个人资料，对象、资料所在地和处理方式都不相同。指定人士在适用规定下，仍可申请取得受保护或不供查阅的资料。
官方来源：公司注册处第8/2023号对外通告：新查册安排第三阶段 · 公司注册处：第二及第三阶段一般资料常见问题 · 公司注册处：新查册安排概览
今天回看2021年纪录，先分辨资料所在地和年份
2021年第一阶段的重要性，在于它为整个三阶段新查册安排定下第一道界线：公司自行备存的公开登记册，可以在保留部分识别资讯下减少披露敏感资料。它不是今天交付表格、于公司注册处查册或处理历史文件的完整操作指引，也不能取代其后实施的第二及第三阶段规则。
处理一份旧纪录时，较稳妥的次序是先分辨它属公司自行备存的董事或公司秘书登记册、第二阶段后交付的登记文件，还是较早已在公司注册处存档的文件；然后再按现时官方规则确认公开范围与适用程序。这能避免把2021年的可选安排，误当作现时每一类资料均适用的答案。
官方来源：公司注册处：新查册安排概览 · 公司注册处：新查册安排一般常见问题 · 公司注册处：第二及第三阶段一般资料常见问题 · 公司注册处第8/2023号对外通告：新查册安排第三阶段
常见问题
第一阶段是否要求每间本地公司立即把所有董事资料遮蔽？
不是。第一阶段容许公司在其自行备存并供公众查阅的董事及公司秘书登记册中，不公开若干通常住址或完整身分识别号码，但这不是一律强制采用；身分识别号码的首部分仍须公开。通讯地址的载列另有过渡安排及例外。
为何不能把2021年第一阶段当作今天的公司注册处查册规则？
第一阶段只处理公司自行备存的公开登记册。公司注册处登记册的董事索引及第二阶段后交付文件，是在2022年第二阶段才出现相应变化；较早存档文件的 withholding 申请则属2023年第三阶段的机制。
公司注册办事处（Registered Office）地址在第一阶段有甚么作用？
它可以作为自然人董事的通讯地址。在过渡安排下，如公司不公开通常住址而尚未将通讯地址记入董事登记册，公司注册办事处（Registered Office）地址会在指定期间被视为通讯地址；这不等于通讯地址要求永久毋须处理。
官方资料来源
本文为制度及服务历史回顾。实际办理须以当时适用法例、官方指定表格及最新官方要求为准；本文不构成法律意见。