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2021年新查冊安排第一階段：公司自行備存的董事及公司秘書登記冊有何改變？
歷史年份：2021 ｜ 資料核對：2026-10-29 ｜ Draft・未發佈
2021年8月23日開始的是哪一部分？
公司註冊處在2021年8月16日發出的第1/2021號對外通告，公布新查冊安排第一階段在同年8月23日開始。這項制度希望在公眾可查閱公司資料的需要與敏感個人資料保障之間取得平衡；所涉資料包括自然人董事的通常住址，以及董事、公司秘書等人士的完整身分識別號碼。
第一階段是三階段安排的起點，不是所有查冊渠道在當日同時改變。它首先處理公司本身保存、並供公眾查閱的某些法定登記冊。閱讀2021年的文件時，先辨認資料是在公司內的登記冊，還是在公司註冊處維持的公司登記冊，才不會把後來的制度倒套到當年的情況。
官方來源：公司註冊處第1/2021號對外通告：新查冊安排第一階段 · 公司註冊處：新查冊安排概覽 · 公司註冊處：新查冊安排一般常見問題
第一階段只涉及公司自行備存的公開登記冊
第一階段所指的是公司自行備存的董事登記冊及公司秘書登記冊。就供公眾查閱的版本，公司可把董事或備任董事的通常住址改為通訊地址；董事、備任董事及公司秘書的完整身分識別號碼，則可改為部分號碼。這是公開查閱版本的安排，並不表示公司可以不保存或不核對法例要求的公司紀錄。
「公司自行備存」是本篇的核心界線。2021年8月的第一階段，並沒有令公司註冊處維持的公司登記冊在同日一概改以通訊地址和部分號碼顯示。把兩種登記冊混為一談，容易誤以為舊有註冊處文件已於2021年全部停止公開完整資料；那並非第一階段的範圍。
官方來源：公司註冊處第1/2021號對外通告：新查冊安排第一階段 · 公司註冊處：新查冊安排第一階段常見問題 · 公司註冊處：新查冊安排一般常見問題
可選公開版本，不是所有公司即時必須遮蔽
在第一階段下，公司可以選擇不讓公眾查閱董事登記冊內的通常住址和完整身分識別號碼，以及公司秘書登記冊內的完整身分識別號碼；這不是每間本地公司在2021年8月23日一律必須採用的做法。它也不是把整個身分識別號碼完全刪除的安排，因為號碼的首部分仍須提供予公眾查閱。
官方把「首部分」按字母或數字字元序列的長度處理：字元數為雙數時公開前半段；為單數時，公開由首字元至正中間字元的部分。這個規則適用於當時可不公開完整號碼的情況。實際製作公開版本時，不能自行設計另一套遮蔽格式，也不應把部分號碼理解成所有用途下都足以作完整身分核實。
通訊地址要求與當時的過渡安排
第一階段後，自然人董事或備任董事的通訊地址不得是郵政信箱；公司註冊辦事處地址可以用作通訊地址。不過，這不代表2021年8月23日所有既有董事登記冊都必須即日補上通訊地址。法例的過渡安排把既有紀錄的完成時間，連結到公司在第二階段實施日當日或之後的首個周年申報表日期。
過渡期內，如某自然人董事的資料在第二階段開始當日或之後才首次記入董事登記冊，或其已記入的詳情在該日或之後有變更，登記冊便須自首次記入或作出更改當日起載有通訊地址。這項例外顯示，不能只以「董事早已在任」或「第一階段可選」概括所有個案。
如公司不公開某董事的通常住址，而登記冊尚未載有該董事的通訊地址，指定過渡期內公司的註冊辦事處地址會被視為通訊地址，直至公司記入該地址或到達其首個相關周年申報表日期為止。這是過渡中的替代規則，不應誤寫成董事永久只須以註冊辦事處地址代替通訊地址。
2022年第二階段才改變公司註冊處登記冊的公開顯示
2022年10月24日開始的第二階段，才把焦點延伸至公司註冊處維持的公司登記冊。董事索引上的通常住址及完整身分識別號碼，改以通訊地址及部分號碼供公眾查閱；在該階段開始日或以後交付登記的文件所載受保護資料，亦不供公眾查閱。符合規定的指定人士可向公司註冊處申請查閱有關受保護資料。
第二階段同時令本地公司的董事登記冊須在公司首個相關周年申報表日期前，載有所有自然人董事的通訊地址。這與第一階段的可選公開版本及過渡安排不同。因此，2021年文章不應展開周年申報表、修訂指定表格或附頁的具體操作；那些是第二階段後的另一組文件要求。
官方來源：公司註冊處第3/2022號對外通告：新查冊安排第二階段 · 公司註冊處：第二及第三階段一般資料常見問題 · 公司註冊處：新查冊安排概覽
2023年第三階段處理的是較早存檔文件的申請
2023年12月27日開始的第三階段，提供另一種機制：資料當事人可向公司註冊處申請，不讓公眾查閱在該日之前、當日或之後交付登記的文件內所載通常住址或完整身分識別號碼。申請獲批後，註冊處會以申請中的通訊地址或部分號碼供公眾查閱。
這與2021年第一階段有明確分野。第一階段是公司對其自備登記冊可採用的公開版本；第三階段則關乎公司註冊處已登記文件中的資料如何透過申請成為不供公眾查閱的資料。兩者雖都涉及個人資料，對象、資料所在地和處理方式都不相同。指定人士在適用規定下，仍可申請取得受保護或不供查閱的資料。
官方來源：公司註冊處第8/2023號對外通告：新查冊安排第三階段 · 公司註冊處：第二及第三階段一般資料常見問題 · 公司註冊處：新查冊安排概覽
今天回看2021年紀錄，先分辨資料所在地和年份
2021年第一階段的重要性，在於它為整個三階段新查冊安排定下第一道界線：公司自行備存的公開登記冊，可以在保留部分識別資訊下減少披露敏感資料。它不是今天交付表格、於公司註冊處查冊或處理歷史文件的完整操作指引，也不能取代其後實施的第二及第三階段規則。
處理一份舊紀錄時，較穩妥的次序是先分辨它屬公司自行備存的董事或公司秘書登記冊、第二階段後交付的登記文件，還是較早已在公司註冊處存檔的文件；然後再按現時官方規則確認公開範圍與適用程序。這能避免把2021年的可選安排，誤當作現時每一類資料均適用的答案。
官方來源：公司註冊處：新查冊安排概覽 · 公司註冊處：新查冊安排一般常見問題 · 公司註冊處：第二及第三階段一般資料常見問題 · 公司註冊處第8/2023號對外通告：新查冊安排第三階段
常見問題
第一階段是否要求每間本地公司立即把所有董事資料遮蔽？
不是。第一階段容許公司在其自行備存並供公眾查閱的董事及公司秘書登記冊中，不公開若干通常住址或完整身分識別號碼，但這不是一律強制採用；身分識別號碼的首部分仍須公開。通訊地址的載列另有過渡安排及例外。
為何不能把2021年第一階段當作今天的公司註冊處查冊規則？
第一階段只處理公司自行備存的公開登記冊。公司註冊處登記冊的董事索引及第二階段後交付文件，是在2022年第二階段才出現相應變化；較早存檔文件的 withholding 申請則屬2023年第三階段的機制。
公司註冊辦事處地址在第一階段有甚麼作用？
它可以作為自然人董事的通訊地址。在過渡安排下，如公司不公開通常住址而尚未將通訊地址記入董事登記冊，公司註冊辦事處地址會在指定期間被視為通訊地址；這不等於通訊地址要求永久毋須處理。
官方資料來源
本文為制度及服務歷史回顧。實際辦理須以當時適用法例、官方指定表格及最新官方要求為準；本文不構成法律意見。