2023年公司登记册新查册安排第三阶段：已登记文件的个人资料如何申请不供公众查阅？

第三阶段在三段安排中的位置

公司登记册新查册安排不是在2023年一次过出现。第一阶段于2021年8月23日开始，重点是公司本身备存的登记册；第二阶段于2022年10月24日开始，处理公司注册处登记册及其后交付文件内的受保护资料。第三阶段则在2023年12月27日实施，历史焦点是让资料当事人可就已登记文件内的某些个人资料提出不供公众查阅的申请。

同日公司注册处亦有推出电子服务网站及实施唯一业务识别码的安排，但它们属另一项制度变动。本文只处理第三阶段下个人资料的申请与披露框架，不把商业登记号码、公司编号或电子服务网站改版当作本制度的内容。

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第三阶段新增的是已登记文件的申请机制

第三阶段实施后，处长可应资料当事人按《公司条例》第49(1)条提出的申请，不向公众提供已登记文件中属于申请人的通常住址或完整身分识别号码。官方通告所涵盖的文件，可按第622章、第32章，或第622章生效前不时有效的第32章交付登记；文件交付日期可以在第三阶段实施日之前、当日或之后。这使历史文件中的相关资料有一个可申请处理的制度入口。

这不是在2023年12月27日自动遮蔽全部旧档案的安排，也不是把资料从公司登记册永久删除。关键在于资料当事人提出申请，而公开查阅的改变以申请获批准为前提。官方说明指出，获批后相关文件的影像纪录会更新，当中的有关通常住址或完整身分识别号码便成为不提供予公众查阅的资料。

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通常住址与完整身分识别号码的申请资格不同

第三阶段把两类资料分开处理。就通常住址而言，可申请不供公众查阅的人士是公司的董事、备任董事、公司秘书，以及其前任。若申请获批准，公众可见的地址会改为申请内列出的通讯地址。这是公开显示资料的替代安排，不宜把它理解为地址资料从此没有任何法定用途。

至于完整身分识别号码，申请可由资料当事人提出。不同资料类别的申请人范围并不相同，因此不能概括说任何人都可以代任何董事、前任人员或公司秘书要求隐藏所有资料。个案是否属于可申请范围，仍须按申请人的身分、文件内容及当时有效的官方规定核对。

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不要混淆第二阶段的受保护资料与第三阶段的不提供资料

第二阶段和第三阶段处理的时间点与法律概念不同。自2022年10月24日起交付登记的相关文件，其内董事的通常住址及完整身分识别号码，以及公司秘书和某些其他人士的完整身分识别号码，属受保护资料，不再供公众查阅。同一阶段，董事索引中的自然人董事资料亦以通讯地址及部分身分识别号码代替通常住址及完整号码。

第三阶段所说的不提供资料，则是已登记文件内的通常住址或完整身分识别号码，经第49(1)条申请获批后不供公众查阅。两者都涉及个人资料的公开范围，却不能互换名称，也不能把第三阶段误写成首次保护新交付文件的制度。判读一份文件时，应先分辨它是2022年10月24日或以后交付的受保护资料，还是因个别获批申请而成为不提供资料。

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不供公众查阅不等于资料消失或所有人均不能取览

第三阶段缩窄的是一般公众可查阅的范围，并非抹去原有资料或一概排除法定披露。公司注册处可应指明人士为执行其职能而提出的申请，披露不提供资料。官方常见问题列出的类别包括资料当事人、获其书面授权者、资料当事人所属公司的成员、清盘人、破产案受托人、公职人员或公共机构，以及规例附表指明的人士。

官方亦列出律师或外地律师、执业会计师、金融机构或指定非金融业人士等类别。列出类别不等于每个机构、职衔或一般查册人当然符合资格；资格的法律定义、授权情况与所需证明文件都可能影响申请。需要查阅或披露资料时，应按最新规例和公司注册处说明逐项确认，而不是仅凭公司名称、工作身分或旧有查册惯例作结论。

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MPI与PS1、PS2、PS3记录了第三阶段的制度分工

第8/2023号通告把表格变动留下了清楚的历史纪录。MPI是申请不提供住址或身分识别号码让公众查阅的表格，自2023年12月27日起可供第49(1)条申请使用。它的功能是让符合条件的资料当事人提出不提供资料申请，并非要求公司注册处删除文件或让任何人更改他人的公司纪录。

同日起修订的PS1、PS2、PS3，则按指明人士类别设计，用于申请披露不提供资料或受保护资料。公司注册处现行表格页仍将MPI与三款PS表分列，正好反映两条不同方向：一边是申请限制公众查阅，另一边是在法定框架下申请披露。办理时应下载及核对现行版本，不宜以2023年的文件版面、帐户功能或任何流程细节取代最新规定。

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今天重看2023年改革，先辨明资料来源与申请目的

处理公司历史文件时，第一步不是立即假设资料已被遮蔽，而是辨明资料在哪一份文件出现、文件何时交付，以及要处理的是公开查阅范围还是合资格人士的披露需要。第二阶段后交付文件的受保护资料，与第三阶段按申请形成的不提供资料，适用的判读起点不同。把交付日期、登记文件和申请目的分开记录，有助避免把两套制度混为一谈。

这篇文章是2023年制度历史回顾及一般资讯，不提供个别个案的资格判定或法律意见。表格、资格、证明文件与电子服务安排可由官方更新；实际申请前，应重新查阅公司注册处最新的新查册安排概览、表格页及取览常见问题，并按具体事实取得适当的专业意见。

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官方资料来源

• 公司注册处：新查册安排概览
• 公司注册处对外通告第8/2023号：新查册安排第三阶段开始实施
• 公司注册处电子服务常见问题：取览不提供的资料／受保护资料
• 公司注册处：与不提供的资料／受保护资料有关的表格
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