WELLPROS / 香港公司服務歷史
2025年公司通訊無紙化新安排：網站默示同意、通知與成員保障
歷史年份：2025 ｜ 資料核對：2026-10-29 ｜ Draft・未發佈
三個日期，三個不同意義
這次修訂的時間線不應混為一談。《2025年公司（修訂）條例》在2025年1月17日刊憲；公司註冊處在2025年2月21日發出第3/2025號外部通告，說明面向公司通訊無紙化的安排；相關修訂則在2025年4月17日生效。把刊憲、官方通告和生效日分開，才可準確理解這次制度轉變。
修訂適用於在香港成立的上市及非上市公司。它處理的是公司向成員或債權證持有人提供某些法例要求或准許提供的文件或資料，不是公司向政府機關遞交文件的程序。本文因而只聚焦第622章下的公司通訊安排，而不把不同性質的電子服務混作同一制度。
官方來源：《2025年公司（修訂）條例》刊憲文本 · 公司註冊處：推動公司無紙化通訊的憲報公告 · 公司註冊處第3/2025號外部通告 · 公司註冊處：推動公司無紙化通訊制度概要
2025年前已有電子通訊，新增的是另一個選項
把2025年寫成香港公司首次可以電子通訊，並不準確。公司註冊處指出，第622章中關於電子通訊的條文早已存在；公司在取得事先同意後，本來已可用電子方式提供通訊，或把文件或資料放在網站供人取得。因此，舊制並非一律紙本，也並非一律不能使用網站。
2025年修訂的歷史意義，在於新增可選的網站通訊默示同意機制。公司可按本身情況繼續使用明示同意、視作同意，或採用新的默示同意安排。它不是強制每間公司改為網站通訊，更不是自動把所有現有公司文件程序無紙化。是否採用，仍須先看適用對象及公司本身的文件基礎。
官方來源：公司註冊處第3/2025號外部通告 · 公司註冊處：網站通訊默示同意機制良好作業指引 · 公司註冊處：推動公司無紙化通訊常見問題 · 公司註冊處：推動公司無紙化通訊制度概要
默示同意有明確對象，也有先決文件條件
新機制只可用於公司向其成員或債權證持有人提供適用法例要求或准許提供的文件或資料。對成員而言，公司章程須有一般容許以網站提供公司通訊的條文；對債權證持有人而言，債權證文書須有相應條文，或由等同債權證持有人按該文書作出的決議提供基礎。這些是採用機制前須核對的條件。
章程中僅有可使用電子形式通訊的文字，未必等同已有網站通訊條文。官方資料把網站通訊與第831條所指的電子形式通訊分開處理。至於成員及債權證持有人以外的人士，公司若要經網站提供通訊，仍須取得對方明示同意。故此，不能把一項概括的電子通訊授權延伸到所有收件人和所有網站安排。
官方來源：《2025年公司（修訂）條例》刊憲文本 · 公司註冊處第3/2025號外部通告 · 公司註冊處：網站通訊默示同意機制良好作業指引 · 公司註冊處：推動公司無紙化通訊常見問題
一次性通知是機制的一部分，不是可省略的行政步驟
公司決定採用默示同意前，須向每名相關成員或債權證持有人個別發出一次性通知。通知需要交代公司會持續以網站提供通訊，並列出網站地址、文件或資料可在網站哪個位置取得，以及取得的方法。同時，通知亦須說明收件人要求電子副本或硬本副本的權利。這些內容使收件人知道安排已改變，也知道如何行使選擇。
在特定情況下，例如公司未獲同意以電子方式通訊或沒有相關電郵地址，通知還須附有官方所述的邀請。日後新加入的成員，同樣要先獲個別一次性通知，公司才可對其援用默示同意機制。這表示公司不能只在網站放置一則通用公告，便視為所有現有或日後收件人已知悉安排。
官方來源：《2025年公司（修訂）條例》刊憲文本 · 公司註冊處：網站通訊默示同意機制良好作業指引 · 公司註冊處：推動公司無紙化通訊常見問題
逐次上載後是否另行通知，取決於公司類型和既有同意
採用默示同意後，網站上載並不一概免除後續通知。上市公司在每次把新的公司通訊放上網站後，毋須再另行通知相關成員或債權證持有人。這是制度就上市公司設定的處理方式，但不應直接套用到所有香港公司。
非上市公司原則上仍要在每次上載後作出另行通知。只有當相關成員或債權證持有人已事先明示同意免除該項逐次通知，而且尚未撤回同意，公司才可不作另行通知。因此，「文件已上網」本身不足以概括所有非上市公司的法定處理；公司須分辨採用的是哪一種同意安排，並按收件人的狀況處理。
官方來源：《2025年公司（修訂）條例》刊憲文本 · 公司註冊處第3/2025號外部通告 · 公司註冊處：網站通訊默示同意機制良好作業指引 · 公司註冊處：推動公司無紙化通訊常見問題
網站可讀、可保留與副本權利，構成收件人保障
以網站提供的文件或資料，須以讓收件人可閱讀並可保留副本的形式提供。文件亦須在適用條文指定的期間維持在網站；若條文沒有訂明期間，通常是由另行通知日起計28日，或在毋須另行通知的情況下，由首次上載日起計28日。若未符合相關法定要求，文件或資料不會被視為已送交或提供。
成員及債權證持有人並非因默示同意而失去選擇。他們可按第822條撤回同意。文件以網站方式提供後，收件人可在視作收到後28日內要求免費電子副本；公司一般須在收到要求後21日內提供，如文件要求對方採取行動，期限則為7日。原有要求硬本副本的權利亦繼續保留。這些期限和權利，是新安排不能只以「節省紙張」概括的原因。
官方來源：《2025年公司（修訂）條例》刊憲文本 · 公司註冊處：網站通訊默示同意機制良好作業指引 · 公司註冊處：推動公司無紙化通訊常見問題
範本章程更新，不等於既有公司的章程自動改變
配合修訂，《公司（章程細則範本）公告》亦作出更新，便利在第622章下新成立並採用相關範本章程的公司使用默示同意機制。公司註冊處列出公眾有限公司、私人股份有限公司及擔保有限公司的相應範本條文，反映立法同時處理新公司的章程起點。
不過，既有公司不能因範本更新便假定本身章程已經符合網站通訊的條件。舊公司使用甚麼章程、章程是否曾被修改，以及債權證文書是否載有相關安排，都要按實際文件核對。這正是2025年修訂與公司日常記錄工作相連之處：新的選項存在，並不等於每間公司已具備使用它的文件前提。
官方來源：公司註冊處第3/2025號外部通告 · 公司註冊處：推動公司無紙化通訊常見問題 · 香港電子法例：公司（章程細則範本）公告
良好作業指引可改善網站通訊，但不取代法定條件
公司註冊處的良好作業指引可協助公司設計網站通訊流程，卻不是法律意見，也不會改寫法定責任。指引建議採用網站通訊的公司提升網頁無障礙程度，並鼓勵採用WCAG 2.2 AA或以上標準；它亦提及網絡安全和反詐騙等考慮。這些屬官方建議，不能寫成修訂新增的逐項強制要求。
從制度沿革看，2025年的重點不是以網站取代所有通知，而是在既有電子通訊制度上增加受條件限制的默示同意選項。公司若考慮採用，應先按本身章程或債權證文書、收件人範圍、一次性通知、後續通知及副本要求核對安排；再把無障礙、網絡安全和紀錄保存等良好作業納入內部流程。法定條件與內部做法分開處理，才能保留制度原意。
官方來源：公司註冊處：網站通訊默示同意機制良好作業指引 · 公司註冊處：推動公司無紙化通訊指引索引 · 公司註冊處：推動公司無紙化通訊制度概要
常見問題
所有香港公司是否必須改用網站通訊？
不是。2025年修訂提供可選的默示同意機制，公司可按本身情況沿用原有的明示同意或視作同意安排，亦可在符合條件下採用新機制。
章程寫明可以電郵，是否已足夠使用網站默示同意？
未必足夠。官方資料區分電子形式通訊與網站通訊。公司應核對章程是否有一般容許以網站提供公司通訊的條文；涉及債權證持有人時，亦須核對債權證文書或相關決議。
非上市公司把文件上載網站後，是否一定毋須另行通知？
不是。非上市公司原則上仍須逐次另行通知。只有相關收件人已事先明示同意免除逐次通知，且未撤回同意，才可免除該項要求。
收件人可否要求網站文件的副本？
可以。在法定條件下，收件人可在視作收到後28日內要求免費電子副本；公司一般須在21日內提供，如文件要求收件人採取行動則為7日。要求硬本副本的既有權利亦保留。
官方資料來源
本文為制度及服務歷史回顧。實際辦理須以當時適用法例、官方指定表格及最新官方要求為準；本文不構成法律意見。