2023年公司登記冊新查冊安排第三階段：已登記文件的個人資料如何申請不供公眾查閱？

第三階段在三段安排中的位置

公司登記冊新查冊安排不是在2023年一次過出現。第一階段於2021年8月23日開始，重點是公司本身備存的登記冊；第二階段於2022年10月24日開始，處理公司註冊處登記冊及其後交付文件內的受保護資料。第三階段則在2023年12月27日實施，歷史焦點是讓資料當事人可就已登記文件內的某些個人資料提出不供公眾查閱的申請。

同日公司註冊處亦有推出電子服務網站及實施唯一業務識別碼的安排，但它們屬另一項制度變動。本文只處理第三階段下個人資料的申請與披露框架，不把商業登記號碼、公司編號或電子服務網站改版當作本制度的內容。

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第三階段新增的是已登記文件的申請機制

第三階段實施後，處長可應資料當事人按《公司條例》第49(1)條提出的申請，不向公眾提供已登記文件中屬於申請人的通常住址或完整身分識別號碼。官方通告所涵蓋的文件，可按第622章、第32章，或第622章生效前不時有效的第32章交付登記；文件交付日期可以在第三階段實施日之前、當日或之後。這使歷史文件中的相關資料有一個可申請處理的制度入口。

這不是在2023年12月27日自動遮蔽全部舊檔案的安排，也不是把資料從公司登記冊永久刪除。關鍵在於資料當事人提出申請，而公開查閱的改變以申請獲批准為前提。官方說明指出，獲批後相關文件的影像紀錄會更新，當中的有關通常住址或完整身分識別號碼便成為不提供予公眾查閱的資料。

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通常住址與完整身分識別號碼的申請資格不同

第三階段把兩類資料分開處理。就通常住址而言，可申請不供公眾查閱的人士是公司的董事、備任董事、公司秘書，以及其前任。若申請獲批准，公眾可見的地址會改為申請內列出的通訊地址。這是公開顯示資料的替代安排，不宜把它理解為地址資料從此沒有任何法定用途。

至於完整身分識別號碼，申請可由資料當事人提出。不同資料類別的申請人範圍並不相同，因此不能概括說任何人都可以代任何董事、前任人員或公司秘書要求隱藏所有資料。個案是否屬於可申請範圍，仍須按申請人的身分、文件內容及當時有效的官方規定核對。

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不要混淆第二階段的受保護資料與第三階段的不提供資料

第二階段和第三階段處理的時間點與法律概念不同。自2022年10月24日起交付登記的相關文件，其內董事的通常住址及完整身分識別號碼，以及公司秘書和某些其他人士的完整身分識別號碼，屬受保護資料，不再供公眾查閱。同一階段，董事索引中的自然人董事資料亦以通訊地址及部分身分識別號碼代替通常住址及完整號碼。

第三階段所說的不提供資料，則是已登記文件內的通常住址或完整身分識別號碼，經第49(1)條申請獲批後不供公眾查閱。兩者都涉及個人資料的公開範圍，卻不能互換名稱，也不能把第三階段誤寫成首次保護新交付文件的制度。判讀一份文件時，應先分辨它是2022年10月24日或以後交付的受保護資料，還是因個別獲批申請而成為不提供資料。

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不供公眾查閱不等於資料消失或所有人均不能取覽

第三階段縮窄的是一般公眾可查閱的範圍，並非抹去原有資料或一概排除法定披露。公司註冊處可應指明人士為執行其職能而提出的申請，披露不提供資料。官方常見問題列出的類別包括資料當事人、獲其書面授權者、資料當事人所屬公司的成員、清盤人、破產案受託人、公職人員或公共機構，以及規例附表指明的人士。

官方亦列出律師或外地律師、執業會計師、金融機構或指定非金融業人士等類別。列出類別不等於每個機構、職銜或一般查冊人當然符合資格；資格的法律定義、授權情況與所需證明文件都可能影響申請。需要查閱或披露資料時，應按最新規例和公司註冊處說明逐項確認，而不是僅憑公司名稱、工作身分或舊有查冊慣例作結論。

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MPI與PS1、PS2、PS3記錄了第三階段的制度分工

第8/2023號通告把表格變動留下了清楚的歷史紀錄。MPI是申請不提供住址或身分識別號碼讓公眾查閱的表格，自2023年12月27日起可供第49(1)條申請使用。它的功能是讓符合條件的資料當事人提出不提供資料申請，並非要求公司註冊處刪除文件或讓任何人更改他人的公司紀錄。

同日起修訂的PS1、PS2、PS3，則按指明人士類別設計，用於申請披露不提供資料或受保護資料。公司註冊處現行表格頁仍將MPI與三款PS表分列，正好反映兩條不同方向：一邊是申請限制公眾查閱，另一邊是在法定框架下申請披露。辦理時應下載及核對現行版本，不宜以2023年的文件版面、帳戶功能或任何流程細節取代最新規定。

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今天重看2023年改革，先辨明資料來源與申請目的

處理公司歷史文件時，第一步不是立即假設資料已被遮蔽，而是辨明資料在哪一份文件出現、文件何時交付，以及要處理的是公開查閱範圍還是合資格人士的披露需要。第二階段後交付文件的受保護資料，與第三階段按申請形成的不提供資料，適用的判讀起點不同。把交付日期、登記文件和申請目的分開記錄，有助避免把兩套制度混為一談。

這篇文章是2023年制度歷史回顧及一般資訊，不提供個別個案的資格判定或法律意見。表格、資格、證明文件與電子服務安排可由官方更新；實際申請前，應重新查閱公司註冊處最新的新查冊安排概覽、表格頁及取覽常見問題，並按具體事實取得適當的專業意見。

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官方資料來源

• 公司註冊處：新查冊安排概覽
• 公司註冊處對外通告第8/2023號：新查冊安排第三階段開始實施
• 公司註冊處電子服務常見問題：取覽不提供的資料／受保護資料
• 公司註冊處：與不提供的資料／受保護資料有關的表格
• 公司註冊處最新消息：2023年12月27日新查冊安排第三階段